Greven, 2018 „Bei uns funktionierte das Lager einfach nicht!“ Diesen oder ähnliche entnervte Ausrufe kennen wahrscheinlich viele Inhaber von Handwerksbetrieben. Lange Predigten gegenüber der Mannschaft, viele Versuche, das Lager durch das Einhalten von Ordnungsprinzipien gut zu organisieren, viel investierte Zeit und Nerven ­– aber so richtig klappt es nicht.

Doch es gibt Wege, das eigene Lager zu optimieren und an die Bedürfnisse des Betriebes perfekt anzupassen. „Ich habe ein System entwickelt, welches das Lager eines jeden Bauhandwerksbetriebs innerhalb von sechs Monaten verbessert und für große Einsparungen und ein viel angenehmeres Arbeitsklima sorgt“, erklärt Doris Paulus, Geschäftsführerin der Paulus-Lager GmbH. Die Diplom-Ingenieurin (Fachrichtung Architektur) optimiert seit 15 Jahren Lager in Bauhandwerksbetrieben. Sie geht in die Betriebe, analysiert die Situation und entwickelt ein Konzept mit Investitionsvorschlag für das optimale Lager. In Schulungen werden alle Mitarbeiter einbezogen, um Prozesse neu zu definieren und über bestehende Schwierigkeiten zu sprechen. Auf dieser Basis erstellt Paulus mit den Inhabern eine passende Lagerplanung und das Lager wird mit Paulus-Lager GmbH gemeinsam umgebaut. Im letzten Schritt betreut die Lagerexpertin die Inbetriebnahme und Pflege des Lagers und kümmert sich um einen reibungslosen Ablauf. Der Betrieb wird von nun an autark gesteuert, es gibt keine Folgekosten für den Betrieb. Einzig Wartungstermine, die alle zwei Jahre stattfinden, werden empfohlen.

Enormes Einsparpotential

Laut Untersuchungen einer Fachzeitung wurde festgestellt, dass ein Mitarbeiter im Schnitt pro Tag 45 Minuten Beschaffungsaufwand hat. Dabei sind die Suchzeiten, die der Beschaffungsfahrt vorausgehen und bei denen das Team mitgeholfen hat, das fehlende Teil zu finden, nicht miteingerechnet. Das bedeutet: Bei einem üblichen Stundensatz von 42 Euro werden pro Mitarbeiter rund 7.000 Euro jedes Jahr verschwendet. Auf einen Betrieb mit zehn Facharbeitern gerechnet, ergibt sich ein Einsparpotential von 70.000 Euro pro Jahr. Die Kosten für die Umstellung auf ein Paulus-Lager machen sich damit in sechs bis sieben Monaten von selbst bezahlt.

Einfache Umstellung

Der gesamte Materialfluss sowie alle Bestell- und Liefervorgänge werden auf einfache Weise transparent gemacht. Dazu ist EDV nicht unbedingt notwendig, die Mitarbeiter steuern und kontrollieren alle Prozesse mit einfachen Materialkarten, auf denen die minimale und maximale Lagermenge pro Artikel vermerkt sind. Nach dem Bestellvorgang im Büro geht es dann digital weiter. Standardmaterial und Kommissionsmaterial werden zum Beispiel in einem Bestellvorgang klug gebündelt. Damit sinken die Frachtkosten, der gesamte Einkauf wird effektiver. Für jeden Artikel gibt es einen festen Lagerort. Suchzeiten und fehlende Standardartikel gehören damit der Vergangenheit an.

Das Paulus-Lager ist eine durchdachte Kombination aus Standardmaterial und Kommissionsmaterial. Beide Materialströme werden sinnvoll verknüpft, damit im Betrieb der Aufwand sinkt. Die Funktionsweise ist simpel und effektiv: Für jeden Artikel gibt es einen festen Lagerort, Suchzeiten fallen weg, feste Mengen sorgen für eine stehende Inventur.

Vorteile für den Betrieb

Laut Paulus kann bei der Umstellung eine Steigerung der Produktivität um 10 bis 15 Prozent eintreten. Die Mitarbeiter sind durch die neuen Aufgaben und das entgegengebrachte Vertrauen der Inhaber wesentlich motivierter. Außerdem erhöhe sich die Reaktionszeit und Lieferfähigkeit gegenüber der Kunden, ebenso führe ein gut sortiertes, ordentliches Lager zu einem Imagegewinn bei Kunden, Lieferanten und Banken. Nicht zuletzt sind Zeitgewinn und Entlastung für die Inhaber zu nennen, denn durch die neue Struktur entfallen viele zeit- und nervenraubende Tätigkeiten.

Weitere Informationen unter www.paulus-lager.de.

Greven, 2018. Strukturierte Arbeit ist produktiv – lange Suchzeiten, unübersichtliche Bestände und unkontrollierte Nachbestellungen sind mit dem Paulus-Lager Geschichte. Optimierte Lagerorganisation sorgt für mehr Gewinn und bessere Arbeitsmotivation der Mitarbeiter, senkt Kosten, schafft Platz durch Strukturaufbau und entlastet den Inhaber durch Vereinfachung und Verlagerung von Prozessen.

Produktivitäts- und Wachstumsbeschleuniger

Das Paulus-Lager räumt mit den gravierenden Nachteilen einer normalen Lagerwirtschaft im Handwerk auf. Ein wesentliches Grundelement dieses Systems zur Lageroptimierung ist die Trennung von Standard- und Kommissionsmaterial, die sich durch den gesamten Materialfluss zieht und für alle im Betrieb transparent sowie nachvollziehbar wird. Von der Bestellung über die Warenannahme, Lagerung, Verarbeitung und Rücklauf von der Baustelle.

Standard- und Kommissionsmaterial getrennt lagern

Jedes Standardmaterial wird immer in denselben Fächern gelagert, die mit Papierkärtchen mit der Mindestlagermenge beschriftet sind. Kommissionsmaterial wird an anderer Stelle aufbewahrt und ist mit dem jeweiligen Kunden und Auftrag beschriftet. Dadurch ist gewährleistet, dass kein Kommissionsmaterial spontan oder für einen anderen Kunden entnommen wird.

Nachvollziehbare Bestellvorgänge

Entnimmt ein Monteur Teile aus dem Standardlager, sieht er auf der Lagerkarte, ob die Mindestmenge unterschritten ist. Er nimmt dann die Karte und bringt sie ins Büro. Dort bestellt eine Verwaltungskraft die für jeden Artikel in der Artikelliste festgelegte Bestellmenge nach oder bündelt die Standardmaterialbestellungen von ein paar Tagen. Die Bewirtschaftung von Standardmaterial findet komplett auf Monteurs- und Verwaltungsebene statt. Chef und Arbeitsvorbereitung sind davon komplett entlastet. Lediglich die Kommissionsware wird vom Arbeitsvorbereiter nach Aufträgen getrennt bestellt. Für jede Standardmaterialbestellung und jeden Kundenauftrag gibt es einen internen Bestellschein.

Wareneingang zentral prüfen

Im Paulus-Lager gibt es eine Warenannahmezone, in der immer der gleiche Mitarbeiter oder die Vertretung gelieferte Ware annimmt und prüft. Nicht passende Ware kann so umgehend an den Lieferanten zurückgegeben werden. Anschließend wird das Standardmaterial sofort ins Standardlager und das Kommissionsmaterial mit entsprechendem kundenbezogenen Bestellschein ins Kommissionslager gebracht. Auch die Rechnungsprüfung findet nicht mehr durch den Chef oder Arbeitsvorbereiter statt. Dies erledigt eine Verwaltungskraft im Büro.

Beschleunigung der Produktion

Jeder Monteur weiß, wo sein Material lagert und kann es ohne Suchen oder Nachfragen in die Werkstatt nehmen oder in sein Fahrzeug laden. Für jeden Auftrag steht sofort das richtige Material zur Verfügung. Dadurch verschwinden Leerlaufzeiten, mehrfache Bestellungen und unnötige spontane Einkaufsfahrten. Der Chef und Arbeitsvorbereitung können ihre Arbeitszeit produktiver einsetzen. Die Baustellen werden schneller abgeschlossen und die Kunden sind zufriedener.

Sinnvolle Verwendung von Rückläufern

Durch die Optimierung des Materialflusses wandern zwanzig bis dreißig Prozent – anstatt der sonst üblichen zehn Prozent – des nicht für einen Auftrag verbrauchten Standardmaterials wieder in den Produktionsprozess. Nicht mehr benötigtes Kommissionsmaterial wird an die Lieferanten retourniert. Was nicht zurückgeschickt werden kann, wandert in ein Kommissionsrestelager und wird in einem festen Turnus entsorgt, da es meist zu auftragsbezogen ist, um es wieder zu verwenden.

Leichtere und präzisere Kalkulation

Auch in der Verwaltung zieht sich die Trennung von Standard- und auftragsbezogenem Kommissionsmaterial durch. Angebote, Bestellscheine, Lieferscheine und Rechnungen werden für jeden Auftrag getrennt abgelegt. Aufgrund der dokumentierten Vorerfahrungen ist eine immer schnelle, sichere und profitablere Kalkulation möglich.

Inventur auf Knopfdruck

Mit dem Paulus-Lager ist eine rasche und zuverlässige Inventur möglich. Dazu werden die Mittelwerte der Artikelliste gebildet, was laut HGB erlaubt ist und auch einer Betriebsprüfung standhält.

Weitere Informationen unter www.paulus-lager.de.